• La Supernotariado definió los parámetros que complementan el protocolo suscrito con la Cancillería, en aras de automatizar y brindar mayor seguridad a la apostilla y la legalización de actos notariales.

• La entidad está previniendo la alteración, que puede darse entre el momento en que el notario autoriza y el documento ingresa al sistema de apostilla del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Bogotá D.C., noviembre 10 de 2023 – SNR –  Los notarios no están facultados para expedir la apostilla o la legalización de un documento, función que es exclusiva del Ministerio de Relaciones Exteriores. Así lo ratificó la Superintendencia de Notariado y Registro, entidad que ha venido insistiendo a los ciudadanos y a las notarías en la importancia de seguir al pie de la letra las pautas definidas para adelantar este procedimiento.

“La labor del notario se circunscribe a remitir la información para que la Cancillería pueda expedir las correspondientes apostillas o legalizaciones”, confirmó el superintendente de Notariado y Registro, Roosvelt Rodríguez Rengifo.

De acuerdo con el funcionario, los notarios deben efectuar el cargue respectivo, a través de la plataforma dispuesta por la SNR en el aplicativo Sistema Integrado de Servicios y Gestión (SISG).

“El Ministerio no recibe los documentos allegados de forma directa por los usuarios, por lo cual resulta obligatorio que los notarios se encarguen de esta parte del proceso”, puntualizó.

La responsabilidad es de las notarías

En caso de que el trámite se necesite para producir efectos en el exterior, debe ser apostillado o legalizado y remitido a la Cancillería, por la notaría que da fe del acto. El despacho, además, tiene la obligación de firmarlo digitalmente.

Cualquier inconsistencia, falta de firma digital, falta de metadatos (información extra de los datos), mala digitalización o error que tenga origen en la notaría, implica que debe repetirse el procedimiento de digitalización y cargue del documento, así como el diligenciamiento de la información en el aplicativo SISG. Esto, sin que se genere un costo adicional para el ciudadano.

Por último, estableció la Supernotariado, cuando el usuario requiera copia de un acto que forma parte del archivo de la notaría, para apostilla o legalización, puede elevar la correspondiente solicitud por medios que no impliquen presencialidad. A través de correo electrónico, por vía telefónica, en la página web de la notaría o en cualquiera de los medios de contacto que el despacho ponga al servicio de los colombianos.

Estas disposiciones apoyan y complementan el ‘Protocolo de interoperabilidad e intercambio de información’, suscrito en 2022 por la Superintendencia de Notariado y Registro y el Ministerio de Relaciones Exteriores. Las dos entidades integraron sus plataformas digitales con el fin de apostillar o legalizar, de manera automática, los 60 tipos de actos notariales firmados digitalmente, para que sean reconocidos y surtan efectos legales en los países donde los ciudadanos requieran estos trámites.

Para más información ingrese a: www.supernotariado.gov.co